POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AXXION SAS

1. OBJETIVO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como finalidad establecer los lineamientos bajo los cuales AXXION SAS realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión y, en general, el tratamiento de los datos personales obtenidos a través de su sitio web institucional, en cumplimiento de la normativa aplicable sobre protección de datos personales en Colombia, especialmente la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

2. ALCANCE

Esta política aplica a toda la información personal recolectada por AXXION SAS a través de su sitio web institucional, incluyendo, entre otros, los datos suministrados por usuarios, clientes, proveedores, aliados, prospectos comerciales y demás titulares de información, mediante:

• Formularios de contacto.
• Botón de contacto por WhatsApp.
• Solicitudes de información relacionadas con los servicios de la empresa.
• Formularios o canales digitales dispuestos dentro del sitio web.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Razón social: AXXION SAS
• Nit: 901.476.766-4
• Domicilio: Bogotá, Colombia.
• Correo electrónico de contacto: Contacto@axxionsas.com
• Teléfono:
• Sitio web: www.axxion.com.co

4. DEFINICIONES

Para efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

5. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER RECOLECTADOS

AXXION SAS podrá recolectar, según el canal utilizado por el titular, los siguientes datos personales:

• Nombre y apellidos.
• Número de teléfono o celular.
• Dirección de correo electrónico.
• Nombre de la empresa o entidad a la que pertenece el titular, si aplica.
• Cargo, cuando sea suministrado voluntariamente.
• Ciudad o ubicación, cuando sea requerida para la atención de solicitudes.
• Contenido de mensajes enviados mediante formulario de contacto o WhatsApp.
• Cualquier otro dato suministrado voluntariamente por el titular en el marco de una consulta o solicitud de servicios.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados por AXXION SAS a través de su sitio web serán tratados para las siguientes finalidades:

• Atender, gestionar y dar respuesta a consultas, solicitudes, peticiones, quejas o reclamos enviados por los usuarios.
• Establecer contacto comercial o institucional con personas interesadas en los servicios de la empresa.
• Brindar información sobre el portafolio de servicios, cotizaciones, propuestas comerciales y acompañamiento al cliente.
• Gestionar comunicaciones enviadas a través del botón de WhatsApp incorporado en el sitio web.
• Realizar seguimiento a oportunidades comerciales y solicitudes de contacto.
• Mantener registros internos de las solicitudes recibidas para fines administrativos, estadísticos, de servicio y de mejora de la atención.
• Enviar información institucional, comercial o relacionada con los servicios ofrecidos por AXXION SAS, siempre que exista autorización del titular cuando esta sea requerida.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias aplicables.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El tratamiento de los datos personales por parte de AXXION SAS se realizará previa autorización libre, previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales. Dicha autorización podrá obtenerse mediante la aceptación expresa en formularios del sitio web, el suministro voluntario de información a través del botón de WhatsApp o cualquier otro mecanismo idóneo que permita su posterior consulta.

8. TRATAMIENTO A TRAVÉS DE WHATSAPP Y FORMULARIOS WEB

Cuando el titular se comunique con AXXION SAS a través del botón de WhatsApp dispuesto en el sitio web o mediante formularios de contacto, entiende y acepta que la información suministrada será utilizada para atender su solicitud, prestarle orientación comercial o institucional y mantener comunicaciones relacionadas con el objeto de su requerimiento. AXXION SAS recomienda a los usuarios abstenerse de compartir datos sensibles o información confidencial no solicitada a través de dichos canales, salvo que sea estrictamente necesario y exista una justificación legal o contractual para ello.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con la normatividad aplicable, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea requerida.
• Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, ACTUALIZACIONES, RECTIFICACIONES Y RECLAMOS

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita enviada a AXXION SAS a través del correo electrónico contacto@axxionsas.com o a la dirección de contacto que la empresa disponga oficialmente. La solicitud deberá contener como mínimo: nombre completo del titular, datos de contacto, descripción clara de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo y, de ser necesario, los documentos que se quieran hacer valer. AXXION SAS atenderá las consultas y reclamos dentro de los términos establecidos por la ley colombiana vigente.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

AXXION SAS adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado o fraudulento, pérdida, consulta, uso o divulgación no autorizada. No obstante, el titular reconoce que ningún sistema de transmisión o almacenamiento de información es completamente infalible.

12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

AXXION SAS podrá compartir datos personales con encargados del tratamiento, proveedores tecnológicos o aliados que apoyen la operación del sitio web, la gestión de contactos o las comunicaciones institucionales, siempre bajo los deberes de confidencialidad, seguridad y cumplimiento legal aplicables.

13. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio web podrá utilizar cookies o tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, analizar el uso del sitio y optimizar sus funcionalidades. En caso de utilizarse, se recomienda complementar la presente política con una política de cookies o aviso específico dentro del sitio web.

14. VIGENCIA Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como para atender obligaciones legales, contractuales o administrativas que resulten aplicables.

15. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación y podrá ser modificada o actualizada por AXXION SAS en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será informado a través de los canales que la empresa disponga para tal fin.

16. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

Fecha de entrada en vigencia: 6/5/2026

17. AUTORIZACIÓN WEB SUGERIDA

Como apoyo operativo para el sitio web, se sugiere incluir junto al formulario de contacto una casilla de verificación con un texto similar al siguiente: